Compliance update

Dit artikel beschrijft wat een compliance update inhoudt en wat de uitgangspunten en wijzigingen zijn die de klant eventueel zal terugzien in zijn compliance module.

Uitgangspunten:

Elk kwartaal geeft Melford de wijzigingen welke van toepassing zijn op de compliance regelset
De nieuwe wijzigingen worden in een compleet nieuwe set verwerkt waarbij de nieuwe versie wordt aangeduid door de landscode, het jaar en het kwartaal van de update.
(Voorbeeld: NL-2023Q1 staat voor de Nederlandse regelset 2023 Kwartaal 1)
De oude set, rules en proofs wordt gearchiveerd
Het short_label wordt niet veranderd tussen de updates, dit is de unieke sleutel om de update goed te kunnen uitvoeren.
Bij een update worden alle activiteiten zowel archived=0 en archived=1 geactualiseerd.

Wat voor wijzigingen kunnen er zijn:

Bij elke update wordt de oude regelset vergeleken met de nieuwe regelset, er zijn verschillende soorten situaties waarbij de klant zal merken dat er activiteiten zijn aangepast. Hieronder een overzicht van alle situaties die zich voor kunnen doen:

Vervallen compliance regel: een compliance regel is niet meer aanwezig in de nieuwe regelset

Wanneer een compliance regel niet meer voorkomt in de nieuwe regelset dan zullen alle openstaande en gereed gemelde activiteiten naar de status “Vervallen” gezet worden

Nieuwe compliance regel: Er is een compliance regel in de nieuwe set aanwezig die niet in de oude regelset bestond

Wanneer een nieuwe compliance regel opgenomen wordt in de nieuwe regelset wordt tijdens de update een controle uitgevoerd of deze regel van toepassing is. Indien de compliance regel van toepassing is zal de software automatisch een nieuwe activiteit aanmaken.

Tekstuele wijziging compliance regel: Er zijn tekstuele wijzigingen ten opzichte van de oude regelset

Wanneer een compliance regel tekstueel aangepast is in de nieuwe regelset dan zullen alle openstaande (lees: alle behalve met status “gereed”) activiteiten worden geactualiseerd.

Gewijzigde cyclus/periodiciteit compliance regel: Er is een bestaande compliance regel waarvan de interval veranderd

Wanneer een cyclus of periodiciteit wijzigt van een activiteit in de nieuwe regelset zal dit aangepast worden in de activiteit. De inplan datum van de huidig ingeplande activiteiten zal niet wijzigen.

Nieuw element bij compliance regel: Er is een nieuw element NL-SfB gekoppeld aan een bestaande compliance regel

Wanneer er een nieuw element gekoppeld is aan een bestaande regel zal tijdens de update een controle uitgevoerd of deze regel van toepassing is. Indien de compliance regel van van toepassing is en deze nog niet bestaat zal de software automatisch een nieuwe activiteit aanmaken.

Nieuwe bewijslast: Er is een nieuwe bewijslast bij een compliance regel

Wanneer er een nieuwe bewijslast is toegevoegd bij een compliance regel zal deze toegevoegd worden aan alle openstaande (lees: alle behalve met status “gereed”) activiteiten.

Vervallen bewijslast: Er is een bewijslast komen te vervallen bij een compliance regel

Wanneer een bewijslast niet meer voorkomt in de nieuwe regelset zal de bewijslast bij alle openstaande (lees: alle behalve met status “gereed”) activiteiten op “vervallen” worden gezet.

Tekstuele wijziging bewijslast: Er zijn tekstuele wijzigingen ten opzichte van de oude regelset

Wanneer een bewijslast tekstueel aangepast is in de nieuwe regelset dan zullen alle openstaande (lees: alle behalve met status “gereed”) activiteiten worden geactualiseerd.