Als applicatiebeheerder zijn er twee verschillende vormen van rechten die verleend kunnen worden. Hierdoor kan het zijn dat je de rechten hebt voor het aanmaken van een organisatie. In dit geval staat er boven de lijst een blauwe Toevoegen knop. Wanneer je deze niet ziet, ben je niet gerechtigd voor het aanmaken van organisaties. In overleg met Humble IT zijn deze rechten te verlenen.
Indien de Toevoegen knop niet beschikbaar is op het scherm, staat hier alleen de organisatie waarvoor je gemachtigd bent en kan je de bijbehorende gegevens bekijken/wijzigen.
Indien de Toevoegen knop wel beschikbaar is op het scherm kan je een extra organisatie toevoegen. Hierdoor zou je bijvoorbeeld meerdere vastgoedportefeuilles of meerdere regio's in kunnen delen op organisatie niveau. Organisaties kunnen namelijk hun data onderling met elkaar delen. Bij het openen van een organisatie vind je in het detailscherm het subtabblad ‘Gedeeld met’ en ‘Gedeeld door’, waardoor je een andere organisatie kan verbinden aan je eigen organisatie. Bij ‘Gedeeld door’ moet de ontvangende organisatie aangeven welke rollen die data mogen zien. De organisatie die aangeeft dat hij zijn data gaat delen geeft ook aan wat de maximale rechten zijn. Bijvoorbeeld alleen lezen, dan betekent dit dat de ontvangende organisatie enkel mag lezen. Binnen de tegel Organisatie kan je dus organisaties aanmaken en/of wijzigen door deze in te richten.
Bij het toevoegen van een organisatie kunnen ook de instellingen voor de Compliance module worden bepaald. De keuzes die hier in te nemen zijn, worden hieronder verduidelijkt.
Initiële planning instelling
Gebruik installatie datum
Gebruik inspectiedatum
Bij initiële instellingen wordt bedoeld wanneer je een element aanmaakt en hier compliance op van toepassing is, dat de compliance activiteiten worden ingepland aan de hand van of de installatie datum of de inspectiedatum. Dit is een keuze die door de applicatiebeheerder kan worden ingesteld.
Vervolg planning instelling
Gebruik installatie datum
Gebruik inspectiedatum
Gebruik vorige uitvoerdatum
Bij vervolg planning wordt bedoeld wanneer een compliance activiteit wordt afgehandeld op basis waarvan de vervolg activiteit ingepland dient te worden. Hier kan worden gekozen voor de installatie en de inspectie datum van het onderliggende element. Echter, kan er ook gebruik worden gemaakt van de vorige uitvoerdatum van de activiteit. Hier kan de applicatiebeheerder dan ook een eigen keuze in maken.
Automatisch update activiteit kan aan of uit worden gezet
Automatisch update activiteit gaat over bewijslast status. Als een bewijslast op Gereed wordt gezet en de rest van de bewijslasten zijn ook Gereed dan gaat de activiteit automatisch naar Gereed. Wanneer deze instelling dus niet aan staat kan een activiteit enkel handmatig naar Gereed.
Status activiteit bij gereed
Wanneer er een inspectie wordt uitgevoerd. Zal de inspecteur in de app de status naar Gereed zetten. Indien je graag zelf nog een controle uit zou willen voeren in HUMBLE, kan je ook aangeven dat de status, wanneer Gereed, anders in HUMBLE wordt getoond. Hierdoor zou je kunnen kiezen voor Ter beoordeling om vervolgens nog een controle te kunnen doen voor jezelf.
Wanneer er meerdere organisaties worden aangemaakt kan het onderling delen van data geactiveerd worden. Ook wanneer jouw organisatie onderdeel is van een al bestaande organisatiestructuur in HUMBLE kan data onderling gedeeld worden. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van ‘deelsleutels’. Indien je de data van je organisatie wenst te delen met een andere organisatie. Vraag dan de deelsleutel van de andere organisatie. Deze kun je via Applicatiebeheer → Organisatie →[je organisatie] → ‘Gedeeld met’ invoeren. Indien de toegang niet langer nodig is, keer je terug naar dit scherm en kies je voor de betreffende deelsleutel de optie Geblokkeerd in veld Acties toegestaan. Andersom kun je via hetzelfde scherm een deelsleutel genereren door op de knop Deelsleutel te klikken. Deze sleutel kun je vervolgens met een andere organisatie delen.