Compliant zijn & blijven

Owned by Fardau Slot (Unlicensed)
May 30, 2022
3 min read

Ga binnen Compliance naar de Activiteiten tegel. Nu alle Activiteiten op de activiteitenpagina klaar staan, is het tijd om te bekijken welke er afgehandeld moeten worden. In HUMBLE staat in de kolom 'Uitvoeren voor' de datum waarop de activiteit uiterlijk uitgevoerd moet zijn. Op organisatieniveau dient bepaald te worden welke datum gebruikt dient te worden bij het plannen van vervolgactiviteiten. Er kan worden gekozen voor de opties:

  • Installatiedatum (van het element)

  • Vorige uitvoerdatum

Daarnaast dient bepaald te worden wie de compliance activiteiten afhandelt in HUMBLE (met input vanuit een gecertificeerd leverancier).

  • Zelf afhandelen

  • Door leverancier/derden

Op basis van de uiterlijke uitvoerdatum maak je afspraken met leveranciers om de activiteiten af te handelen. 

Op organisatieniveau kunnen de instellingen voor Compliance worden ingesteld. Door in HUMBLE naar Applicatiebeheer → Organisaties te gaan, kan je de organisatie wijzigen. Hier vind je ook de Compliance instellingen.

Zodra er een element in HUMBLE wordt toegevoegd met een wettelijke verplichting, worden er door HUMBLE één of meerdere activiteiten toegevoegd. Als er bij een element bijvoorbeeld sprake is van een verplichting om 4 jaarlijks een controle te doen en elk jaar een inspectie, dan worden er twee activiteiten aangemaakt. Deze activiteiten worden aangemaakt 1 cyclus in het verleden voor de nieuwe wettelijke activiteit. Hierdoor helpt HUMBLE je de allereerste keer om alle documentatie op orde te brengen.

Voorbeeld 1: Een noodverlichtingsarmatuur met installatiedatum 15-7-2020. HUMBLE maakt dan twee activiteiten:

  • Controle: uitvoeren voor 14-7-2024

  • Inspectie: uitvoeren voor 14-7-2021

Er wordt door HUMBLE altijd vanuit gegaan dat de afgelopen controle nog niet afgerond is, zodat je hiervoor de bewijslast nog moet aanleveren. Hierdoor begin je met een volledige set aan data die op het moment van aansluiten op HUMBLE, compliant is.

Voorbeeld 2: Een noodverlichtingsarmatuur met installatiedatum 15-7-2018. HUMBLE maakt dan twee activiteiten:

  • Controle: uitvoeren voor 14-7-2022

  • Inspectie: uitvoeren voor 14-7-2019

De inspectie wordt aangemaakt in het verleden. Zodat je dus ook hier nog de bewijslasten aan toe kan voegen.

Om een activiteit af te handelen ga je naar de tegel Activiteiten onder Compliance. Je ziet daar een overzicht van alle activiteiten van je organisatie. Indien je een locatiefilter hebt geactiveerd zal je enkel de activiteiten zien die onder de gefilterde locaties vallen.

Zoek je activiteit op in deze lijst en open deze met het oog aan de linkerkant om op de detailpagina te komen.

Je ziet op deze pagina de volgende zaken:

  • De detailpagina: de details van de activiteit. Niet alle informatie is hier gevuld omdat de activiteit nog niet is afgehandeld. Regel en Uitleg geven meer informatie over de activiteit. Om de onderliggende regelgeving na te lezen kan de knop Regel worden geselecteerd. De onderliggende regelgeving zal in een nieuw tabblad worden geopend. Hier kan vervolgens ook onder Bewijzen worden gevonden welke bewijslast er voor nodig is om aan de wettelijke eisen te voldoen.
     

  • De sub tabbladen:

    • Verwachte bewijzen: dit zijn de bewijzen die op basis van de wetgeving in de gebruikte regelset (standaard: de Nederlandse wetgeving) benodigd zijn. Hier upload je de bewijslast door naar de detailpagina van het bewijslast type te gaan. Dit kan een bestand zijn (zoals een rapportage van periodiek onderhoud of een certificaat) of een checklist.

    • Elementen: Hier staat het element / de elementen weergegeven waar de activiteit betrekking op heeft.

    • Opmerkingen: Als je een opmerking invult, wordt deze hier zichtbaar. Dit kan gezien worden als soort logboek voor bij de betreffende activiteit.

    • Historie: Hier kan je de historie van deze activiteit bekijken. Dit geeft informatie over wanneer de activiteit is aangemaakt en gewijzigd, en wat er is gewijzigd, wanneer en door wie.

Nadat je contact hebt opgenomen met de leverancier dient dit ook zichtbaar gemaakt te worden bij de activiteit. Klik hiervoor op Wijzigen. Aan de rechterkant komt nu het wijzigscherm tevoorschijn. Wanneer je met de leverancier afspraken hebt gemaakt over de datum dat ze langskomen, dien je hier de status om te zetten naar In behandeling. Daarmee is inzichtelijk welke taken al besproken zijn met leveranciers.

Je kan het  sub tabblad Opmerkingen gebruiken om op te schrijven welke afspraken er gemaakt zijn met de leverancier.