Contracten en contact leverancier(s)

Compliance contracten
In HUMBLE kunnen contracten met leveranciers worden vastgelegd. Bij elk contract kunnen de geplande activiteiten van de gekoppelde elementen worden opgenomen. Per definitie (NL-SfB codering) kan een contract gekoppeld worden. 

Wanneer er een extra element wordt aangemaakt met een NL-SfB die al was opgenomen in een contract zal er automatisch een wijzigingsvoorstel worden aangemaakt. Als voorbeeld bevinden zich er bij oplevering van een pand twee luchtbehandelingskasten. Vervolgens krijgt het pand een extra bouwdeel waar zich ook een luchtbehandelingskast bevindt. Wanneer deze kasten zijn opgenomen binnen een contract en er een extra element wordt aangemaakt, zal er zich onder het sub tabblad Wijzigingsvoorstel een regel worden aangemaakt die eventueel aan het contract toegevoegd kan worden. Hiermee kan de extra luchtbehandelingskast worden toegevoegd aan het onderhoudscontract, maar dient door de beheerder contact op te worden genomen om hier een prijsafspraak over te maken.

Middels deze werkwijze kunnen gemakkelijk (nieuwe) elementen aan contracten gekoppeld worden. 

Voor het aanmaken van contracten, ga je naar de tegel Contractbeheer, en kies je vervolgens voor Contactpersonen. Maak een nieuw contactpersoon aan. Koppel deze vervolgens bij het aanmaken van een leverancier binnen de tegel Leveranciers en sla deze op. Hierdoor heb je nu een leverancier met een contactpersoon aangemaakt, waarna je de leverancier kan koppelen aan een contract. Bij de tegel Contracten kan vervolgens deze leverancier worden toegevoegd binnen het contract, het toevoegen van een leverancier is namelijk een verplicht veld. 

Let op: de registratie van compliance contracten is bedoeld om uitvoering van compliance activiteiten te borgen. De acceptatie van een wijzigingsvoorstel dient men zelf met de leverancier af te stemmen.

Contact leverancier(s)

Het afhandelen van een activiteit in HUMBLE door een leverancier kan middels verschillende manieren worden uitgevoerd.

1. De leverancier kan zelf inloggen op HUMBLE waarna de leverancier compliance activiteiten die binnen zijn contract vallen kan uitvoeren. Hierbij is de leverancier ook bekend met HUMBLE en doet veel werkzaamheden binnen de organisatie. De contactpersoon die vanuit de leverancier inlogt kan verschillende rollen/machtigingen toegekend krijgen om enkel de onderdelen in HUMBLE te zien die voor de leverancier van toepassing zijn. Wanneer een leverancier zelf in kan loggen kan de leverancier de volgende stappen eigenhandig uitvoeren en de status van de activiteit naar Ter beoordeling zetten na het toevoegen van de benodigde bewijslast.

2. Er dient contact opgenomen te worden met de contactgegevens uit het contract met de leverancier. Aan te leveren documenten kunnen vervolgens door de beheerder ingevoerd worden, of naar een element gemaild worden (bij het sub tabblad documenten op een detailpagina van een element kan een mailadres worden gekopieerd voor het mailen van documenten). Deze documenten kunnen vervolgens ingevuld worden als bewijslast bij Compliance activiteiten.

   Voor nu nemen we fictief contact op met een leverancier voor het onderhoud aan onze splitsystemen. De verloop datums van deze activiteiten zijn namelijk gesteld op een maand vanaf nu, waardoor we graag een afspraak in willen plannen om de activiteiten af te kunnen handelen.